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オンラインミーティングでのマナー(基本編)

新型コロナウイルス感染拡大防止に伴い、現在多くの会議や打ち合わせはオンラインで実施されています。この新しい生活様式の中で必要とされる【オンラインミーティングでのマナー(基本編)】を、今日はご紹介したいと思います。

まだまだ続く
オンラインミーティング

以前、このブログでは「オンラインミーティングで必要とされる基本的な知識全般」についてご紹介しました。

オンラインミーティングについて

新型コロナウイルス感染拡大防止に伴う在宅勤務(テレワーク)では、多くの社内や社外ミーティングがオンラインで行われました。

現在は、緊急事態宣言が全国的に解除となり、以前と同じ様に会社へ出勤されている方もいらっしゃる様ですが、それでも、まだまだ社内及び社外の方とのミーティングや、大勢の人が集まる会議はオンラインで行われる事が多い様です。

ミーハングループでも、通訳が必要な国際会議や、翻訳内容の打ち合わせ含め多くのミーティングは、全てオンラインでの実施となっています。今後しばらくは、多くの人が集まるイベントや会議、国際会議等はオンラインで行われることが多いでしょう。


そこで今回は、オンラインミーティングで相手に不快な思いをさせないための基本的なマナーについて、より深くご紹介したいと思います。

オンラインミーティングの名称

ところで本題に入る前に、この「オンラインミーティング」、開催される内容や使用する機器も関係していますが、現在 様々な名称で呼ばれています。

  • テレビ会議
  • ビデオ会議
  • Web会議
  • オンライン会議
  • Zoom会議
  • ビデカン(ビデオ・カンファレンス / Videoconferencing)
  • ウェビナー / Webinar(ウェブ・セミナー / Web Seminar)

※テレカンは、テレカンファレンス / teleconference =遠隔会議、またはテレフォンカンファレンス / Telephone conference =電話会議の略称です。

これらは全て現在オンラインで行われる会議、イベント、セミナー等を意味する名称になります。本ブログでは、こう言った名称全般の総称として「オンラインミーティング」を使用したいと思います。

※テレビ会議・ビデオ会議と、Web会議は別物を意味しますが、最近はテレビ会議・ビデオ会議もWeb会議の同義語として使われる場合もあります。)

オンラインミーティングで
求められるマナー(基本編)

現在「オンライン会議 マナー」や「Web会議 エチケット」等で検索すると多くの記事が出てきます。

これらの記事で触れられている事の一つに、表情が良く見えるようにカメラ位置に注意したり、照明を明るくしたり、顔に光が当たる様(逆光にならない様)気をつける事が書かれています。

また音声の問題に触れている記事も多いですが、こう言った問題は会議に参加する前に、オンラインミーティング・アプリを立ち上げて、カメラやマイクの設定をチェックする事で未然に防げます。

この様な設定の詳細については、だいたいアプリのヘルプページ等に掲載されている事が多いです。以下に参考例としてZoomのヘルプセンター・リンクと動画を掲載しましたが、他アプリをお使いの方は、ご使用中アプリのユーザーサポートページやヘルプページも、ぜひチェックしてみて下さい。

Zoomヘルプセンター
ビデオをテストする方法は?
https://bit.ly/3drrvgy
コンピューター/デバイスオーディオに参加またはテストするにはどうすればよいですか?
https://bit.ly/3eEWWUK

映り込みにも注意

カメラ映りをチェックする際に、同時にチェックしておきたいのが、カメラに映りこむ背景です。

自室でオンラインミーティングに参加する場合、自分の背景として自室や自宅の様子が映りこむ場合があります。

カメラに映りこんでも問題が無い場所がある場合は、そこに移動してオンラインミーティングに参加したり、片付けたりドアやカーテンを閉める事で何とかなるなるならば、それでもの良いですが、何とかならない場合、多くの記事がアプリに設定されているバーチャル背景の利用を薦めています。

しかし、バーチャル背景を利用してみた事がある人は分ると思いますが、合成が上手くいかず、自分自身の姿も背景に取り込まれてしまったり、モザイク状になってしまったりする場合も多いです。

これは、このバーチャル背景が「クロマキー合成」と言う技術を使用しているからなのです。「クロマキー」は映画やテレビ等で背景を合成する場合に用いられる技術です。

映画などで、このクロマキーを使う場合、「緑」または「青」一色の背景にする事で、キレイに背景と人物が合成がされます。

オンラインミーティング・アプリでバーチャル背景を利用する際も、この方法を応用すれば、キレイにバーチャル背景が設定・利用できます。

具体的には、こんな商品が販売されているのはご存知ですか?

こちらはAmazonの「家電&カメラ」のカテゴリーにて「グリーンバック」で検索した結果のキャプチャ画面です。
https://amzn.to/36U4XT4

他にもカメラ撮影機材等を扱うWebshopにて「グリーンバック」や「グリーンスクリーン」等で検索をすると、様々な商品が出てきます。そういったモノを利用して、バーチャル背景を設定する事をおススメします。

また、もっと安価にグリーンバックを用意をしたいと言う方は、ホームセンター等で売っている緑色のプラスチック製のダンボール(略してプラダン)を利用するのも良いかも知れません。

また、会議の内容や、立場的にバーチャル背景を利用する事が難しい場合、目隠しとして衝立(ついたて・パーテーション)を使用するのも良いかも知れません。

インテリア等を扱うWebshop等で、割と手軽なお値段でオシャレなデザインのモノを売っていたりしますし、オフィス系のインテリアを扱うWebshopで、パーテーションを選んで購入すれば、会社的な雰囲気を出す事も出来ます。

自宅以外の場所を利用

背景の映り込みは何とかなったとして、周りの音が気になる、他の家族が入ってきてしまう、自宅では静かな場所を用意出来ない等の問題がある場合は、自室以外からオンラインミーティングに参加するのもヒトツの方法でしょう。

外出自粛が解除となった現在であれば、ネットカフェや、コワーキングスペース等を利用する方法もあります。

またより機密性の高い場所をお望みの場合は、ネット環境が完備されているカラオケ店を利用する方法もあります。

さらには、現在多くのホテル等にて「テレワーク・プラン」を実施しているので、それらを利用する手もあります。

こう言ったサービスを提供している場所は、他にもあるので、ご近所で同様のサービスを提供している所はないか、予め調べておくのも良いかも知れません。

その他のマナー

その他、オンラインミーティングに参加する際のマナーについて、様々な事柄が記事には掲載されています。ざっとまとめると以下の様な内容になります。

服装等

  • 在宅とは言えカジュアル過ぎない服装を心がける
  • 清潔感のある髪型やメイク
  • なるべく明るめの色合い(カメラ映えする色合い)の服装を心がける

音声

  • 相槌は出来るだけ控える
    うなづく等の動作で相槌を伝える
  • 発言時以外はマイクをミュートする
  • 出来るだけハッキリと話す
  • 返事をする時は一呼吸置く

音声については、会話の混乱や余計な音をマイクが拾わない為の注意が多い様です。

またPCのスピーカーやマイクが、自分や他者の声を拾うためにおこるエコーやハウリング現象を起こさない為に、イヤフォンやヘッドセットマイク等を薦める記事もあります。

プロフィールの設定

  • ユーザー(アカウント)プロフィールの設定
    仕事に適した氏名・内容・アイコンを設定する

オンラインミーティング・アプリで設定したプロフィールやアイコンが、会議中に表示される場合もあるので、仕事で使用する場合は、スグに誰だかわかる、仕事に適した名前やアイコンの設定が必要となります。

Zoomサポートページ
プロフィールのカスタマイズ
https://bit.ly/305Y9jQ

目線や仕草

  • カメラを意識して話す
    目線を定める
  • 不用意に不機嫌な表情や、目線をきょろきょろさせない
    表情や目線で相手を不安にさせない
  • 気になる場合は自分の姿のウインドウは小さくする
    話者のウインドウが大きく表示される設定をするなど工夫を

カメラに対する目線や仕草は、以前このブログで紹介した非言語コミュニケーション(ノンバーバル・コミュニケーション)も少し関係してくる話です。

とは言え、例えば常にカメラを意識して話をしたり、モニターに映し出される人全員に意識を向けていると、こちらも以前このブログでもご紹介したオンラインミーティング疲れを起こす場合もあります。

Zoom疲れの理由・オンラインミーティングではナゼ疲れるのか?


日本では、一般導入が始まったばかりのオンラインミーティング。マナーやエチケット等がまだ定まっていない部分もあります。

ネット等での情報収集も大事ですが、ミーティングの内容や参加する人、企業によって、求められる環境やマナー、エチケットが異なる場合もあります。

ですので、自分の状況や環境等で気になる事や不安な事があれば、必ず事前にミーティングのホストや、担当者に確認してみて下さい。

セミナー情報

弊社代表の右田・アンドリュー・ミーハンもメンバーの 国際会議通訳者連盟 AIIC 、及び TAALS (THE AMERICAN ASSOCIATION OF LANGUAGE SPECIALISTS) のメンバーである Cyril Flerov 氏による、同時通訳に関するオンラインセミナーが、日本時間 2020年6月27日(土)午前10時よりZoomで開催されます。

こちらは、以下リンクより申込みをすれば、どなたでも参加可能となっています(要・参加費)。

ご興味のある方は、詳細をご確認の上、ご参加下さいませ。

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