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オンラインミーティングについて

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くのミーティングやイベントがオンラインで開催されるようになりました。

緊急事態宣言は、東京など8つの都道府県を除く39の県で解除されましたが、残念ながらすぐに対面による会議やイベントが再開される訳ではありません。この様な状況に対応する為に、必要な事とはナニかについて、今回は考えてみたいと思います。

オンライン支援体制を強化

大手広告代理店・電通のグループ会社で、様々な企業のPRを行っている株式会社電通パブリックリレーションズは、企業・団体によるさまざまなコミュニケーション活動を支援する体制を整備・強化したと先日発表しました。

プレスリリース
https://kyodonewsprwire.jp/release/202004309580

電通パブリックリレーションズの
オンラインコミュニケーションメニュー
https://kyodonewsprwire.jp/release/202004309580

「オンライン株主総会」については、上場企業の46%が導入を決定または検討しているとの事。(企業広報戦略研究所調べ)

この電通パブリックリレーションズの発表から、多くの企業がイベントや会議、会見、発表、様々なコミュニケーション活動を、今後もオンラインで実施する事が予想されます。

この様なオンラインでのミーティングが増える「新しい生活様式」にて、求められるスキルや知識、知っておくべき事とはなんでしょう?

在宅勤務における
様々なエピソード

新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言が出された4月以降、オンラインミーティングで起きたエピソードや、様々なライフハック情報がWebマガジン等にて紹介されました。

これは2017年に話題になった動画ですが、同じ様なハプニングはアチコチで起きている様です。

自宅から参加するオンラインミーティングだからこそ起きてしまったハプニング。注意が必要ですね。

知っておきたいお役立ち情報

先程紹介した様な失敗をしないためにも、こんなリラックス・ウェアでオンラインミーティングに参加するのは、良いかもしれません。

記事リンク
https://www.fnn.jp/articles/-/41455

さらには画面(モニター)映りの良いメイク術等も紹介されたりしています。

記事リンク
https://www.vogue.co.jp/beauty/article/working-from-home-makeup


こう言ったオンラインミーティングに参加する際のお役立ち情報は大変便利ですし、子供がオンラインミーティングに乱入してしまったり、うっかりリラックスしすぎた姿を見せてしまうのは、ある意味微笑ましいともいえるエピソードですが、より切実な「セッティングや操作に不慣れだった」や「通信トラブルがあった」などの失敗エピソードも数多く聞きます。

え、この会話聞こえてた!? Web会議・Web商談のトホホな失敗エピソード
(マイナビニュース)
https://news.mynavi.jp/article/20200422-1021047/

ビデオ会議アプリ

現在、Zoomを始め様々なビデオ会議アプリがオンラインミーティング等で使用されています。

これらのアプリを IT専門スタッフでなくても、ある程度使う事が出来る、または使用方法を知っている事は、オンラインミーティングに参加するにあたり、求められるスキルであり知識だと思います。

Zoomだけじゃない。無料で使えるビデオ会議アプリ徹底比較……Teams、LINEのメリット・デメリットとは
(Business Insider Japan)
https://www.businessinsider.jp/post-210635

さらにオンラインミーティングをスムーズに行うためには、使用するビデオ会議アプリを自分や相手のIT環境にあわせて正しく選択する必要があります。時には、トラブルが起きた時の為の代替方法も考えておかなければなりません。

これらのセッティングを簡単に行うサービスがあるのはご存知でしょうか?

オンラインミーティングを
スムーズ行うためのサービス

オンラインミーティングに特化した日程調整サービス「Dr.Works」は、商談や会議の日程調整をすると同時に下記の様な煩雑なセッティングも簡単に行う事が出来ます。

  • 相手側の事情(OS・ブラウザ・参加人数)に合わせたWeb会議ツールの選択
  • 会議ルームの作成、URL及びパスワードの共有
  • カメラ、マイク、シェアスクリーン等の動作チェック
  • 接続がうまく行かなかった場合の代替ルームや代替連絡手段の事前共有

「Dr.Works」以外にも、こういったオンラインミーティングやイベントに対応した便利なサービスやツールは、日々リリースされています。

オンライン名刺

例えば、日本のビジネスでは欠かせない名刺交換をオンラインで行うツールも既に幾つか発表されています。

法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」を開発・提供しているSansan株式会社が、6月に実装予定の「オンライン名刺」機能は、1000社以上が既に利用を表明したとの事。

プレスリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000047.000049627.html

政府の専門家会議が提言した「新しい生活様式」のひとつに「オンラインでの名刺交換」も盛り込まれており、注目が集まっているサービスです。

Sansan「オンライン名刺」機能概要
「オンライン名刺」機能を使うことにより、Sansanユーザーは、紙の名刺とは別に、Sansan上で発行するデジタルの名刺を持つことができるようになります。このオンライン名刺は、オンライン上で手軽に相手に送付することが可能です。これにより、オンラインでの商談時や、オンラインでのイベント開催時でも、これまでと同じように名刺交換ができます。

現在、Sansanでは「オンライン名刺」機能の利用開始時にかかる初期費用を無料にするキャンペーンも実施しているとの事。

キャンペーンの内容詳細

  • 名称:「オンライン名刺」無料キャンペーン
  • 実施期間:2020年5月12日(火)〜5月29日(金)
  • 対象:Sansanを既に契約・利用中企業、または上記期間中に新規利用申込みされた企業
  • 内容:初期発行および、機能設定費用を無料提供
    ※通常は、500円/ID~の費用が発生します
    ※ライセンス体系によって金額は異なります。
  • キャンペーン利用条件
    条件①:5/29(金)までのお申込
    条件②:営業及び広報活動における貴社名の利用許諾

詳細やお申込は、下記のフォームよりお問い合わせください。
https://jp.sansan.com/form/online-meishi-free/

また同社が開発・提供する個人向け名刺アプリ「Eight」では、オンラインWeb会議用のバーチャル背景を簡単に作成し、オンライン名刺交換ができる「QR名刺交換」も提供しています。

PC版Eight「オンライン名刺交換」画面より、QRコード化する名刺を確認し、オンライン会議で使用したいバーチャル背景を選択すると、自動的にQRコードが組み込まれたバーチャル背景が作成され、ダウンロードできるとの事。

2020年5月1日〜5月31日までにQRコード付きバーチャル背景によるオンライン名刺交換を行ったユーザー全員に、Eightプレミアムを1年間無償提供するキャンペーンも行われています。

バーチャル背景名刺

さらにはビデオ会議アプリで設定できるバーチャル背景機能を利用し、誰でも簡単に背景に名刺に代わる情報を記載できる「バーチャル背景名刺」の作成ツールも開発、無料で提供されています。

バーチャル背景無料作成ツールZoome
https://zoom.social-business-card.com/

提供会社 株式会社クリップ

この様な便利なツールやサービスをチェックしておくことも、オンラインミーティングをスムーズに行う為に求められる知識やスキルの1つにあげても良いかも知れません。

オンラインミーティングでの
通訳について

海外とのオンラインミーティングの際には、当たり前ですが会議通訳者もオンラインで参加します。

しかし、実際に人が対面して行う会議とオンラインミーティングが異なるモノであるのと同じ様に、対面会議での通訳とオンラインでの通訳では、環境が異なる事も含め、やはり異なるスキルやテクニックが必要となります。

既に日本でも、オンラインミーティングの通訳スキルを学ぶセミナー等は開催されていますが、AIIC(国際会議通訳者連盟)でも実施しています。

このAIICのオンラインミーティング通訳セミナーでは、テクニックはもちろんですが、ITツールやマナー等、オンラインミーティングで通訳をする際に知っておきたい様々な情報が提供されています。

残念ながら、こう言ったセミナーはAIICメンバーのみが対象となっている事が多いですが、このブログや今後開催予定のミーハングループで開催するオンラインセミナーを通じて、皆様とそれらの情報も共有できればと思っています。

AIICについての詳細は日本語にてコチラから確認頂けます。
以下ビデオはAIICの紹介動画になります。

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